Riunioni con i genitori - Consigli per le educatrici

In questo articolo proporremo alcune idee e consigli pratici utili alle educatrici per preparare riunioni e colloqui con i genitori. Quanto segue prende spunto dalle nostre esperienze e dalla lettura dell’articolo di Espinal e Figueroa (2010), adattandolo e integrandolo alla realtà degli asili nido italiani, da parte della dottoressa Milena De Giorgi. Vedremo alcune regole di base utili per le riunioni delle educatrici con i genitori, seguite da alcuni consigli da noi sperimentati sulla preparazione, svolgimento e conclusione delle riunioni o dei colloqui.

Riunioni con i genitori - Importanza per le educatrici

L’importanza per le educatrici delle riunioni e dei colloqui con i genitori è determinata dal fatto che tali momenti sono fondamentali per condividere i pensieri di entrambi i soggetti al fine di una migliore collaborazione educativa. Inoltre, numerosi studi hanno dimostrato che i bambini raggiungono il loro pieno potenziale quando educatrici e genitori lavorano insieme come una squadra (ad esempio: Olsen & Fuller, 2003), e che il bambino apprende i comportamenti sociali basandosi sui modelli rappresentati dalle sue figure di riferimento (ad esempio: Shonkoff & Phillips, 2000).
Tuttavia, le riunioni e i colloqui delle educatrici con i genitori possono essere fonte di disagio, ansia o scatenare resistenze, sopratutto se riguardano problemi di sviluppo del bambino.

Alcune regole di base delle riunioni con i genitori

Per le educatrici, alcune regole di base delle riunioni con i genitori sono:

Sempre e comunque, nessuno conosce il bambino meglio dei genitori!
Dialogo a (almeno) 3 voci: le riunioni servono sia per parlare sia per ascoltare. Coinvolgete il padre direttamente, sia se presente sia se non presente al colloquio!
Comunicazione e non solo informazione. Anche se il fine della riunione fosse la raccolta di informazioni, le educatrici devono sempre essere consapevoli che la famiglia ha ansie, preoccupazioni, aspettative. Inoltre considerate il desiderio naturale di parlare del proprio bambino e di conoscere chi lo cura e segue per così tanto tempo.
Se non si sa una cosa, ammettetelo e informateli che troverete una risposta in settimana, con un’apposita osservazione, o che consulterete la coordinatrice psico-pedagogica, ecc., e poi li contatterete
Concentrarsi sul rapporto umano e in particolare sul rapporto di fiducia con entrambi i genitori. Questo significa essere coerenti, chiare ed esaustive nelle risposte, disponibili, comprensive, attente all’altro. Stabilite un contatto oculare, siate tranquille e calme. Ricordate che (solitamente) sono i genitori a trovarsi un ambiente a loro inusuale, e metteteli a loro agio.

Infine, ricordate che è compito specifico delle educatrici sviluppare un’alleanza educativa autentica.

Sviluppare un’alleanza educativa autentica – Cosa possono fare le educatrici

Per sviluppare un’alleanza educativa autentica, le educatrici dovrebbero:

Sviluppare la propria conoscenza preventiva della famiglia. Le educatrici sanno bene che la conoscenza è un processo che si evolve nel tempo. È tuttavia molto utile avere informazioni già al primo colloquio o meglio ancora prima di questo. “Preventiva” sta a indicare che è possibile in molti casi reperire informazioni sul background culturale, le necessità e le aspettative (ad esempio inserendo delle apposite domande nella scheda di pre-iscrizione). È inoltre molto utile reperire informazioni su: il paese d’origine, il sistema educativo cui la famiglia probabilmente pensa, l’eventuale necessità di un mediatore culturale, ecc.
Condividere informazioni. Più si condivide, più è possibile collaborare. Da parte delle educatrici questo significa sia parlare non solo dei progressi, ma anche delle esperienze belle e divertenti che il bambino ha provato al nido, sia incentivare proattivamente lo scambio di informazioni da parte dei genitori (ad esempio con richieste su come sta, come ha passato il giorno precedente, il week-end), ascoltando in modo attivo ciò che i genitori comunicano (quindi non solo le parole...)
Rispettare il proprio ruolo. I genitori fanno i genitori e le educatrici sono delle professioniste. Le educatrici dovrebbero evitare di comunicare punti di vista non documentati, semplici pareri estemporanei o giudizi personali
Mostrare apprezzamento per il supporto, la cooperazione e ogni approccio positivo che i genitori apporteranno nella riunione (e fuori della riunione)
MAI giudicare

Competenze utili allo sviluppo di una alleanza educativa

Da quanto visto sopra per sviluppare una alleanza educativa con le famiglie, le competenze richieste alle educatrici di asilo nido sono sia di tipo comunicativo, sia relazionale. In pratica si tratta di:

Essere empatiche
Avere sempre un atteggiamento cortese e disponibile
Utilizzare l’ascolto attivo
Essere attente sia al canale verbale sia al non verbale
Parlare non solo in prima persona ma come parte di un gruppo di educatrici
Impostare i colloqui e le riunioni secondo un atteggiamento non direttivo (indicativamente: per il 50% si chiedono informazioni e si fanno domande; per l’altro 50% si forniscono risposte)

Riunioni genitori - educatrici - Aspetti organizzativi

Le riunioni con i genitori sono un aspetto importante del lavoro delle educatrici, quindi devono essere idoneamente preparate, efficacemente svolte, concluse in maniera accurata e seguite in tutti i loro aspetti organizzativi in modo efficientemente, anche dopo la loro fine.

1. Preparazione della riunione

Sia che si tratti di un colloquio con una sola famiglia o una riunione assembleare, le educatrici dovrebbero preparare adeguatamente la riunione.

Il primo punto è creare un ambiente che metta a proprio agio i genitori.
Considerate ad esempio che potrebbero arrivare da una giornata di lavoro stressante, senza aver avuto il tempo di pranzare, ecc. É consigliabile allestire un ambiente pulito e ordinato, ben illuminato e con temperatura adeguata, con arredamento per adulti in una sala dedicata.
Evitate situazioni di contrapposizione visiva (tipo cattedra-sedie). Alle pareti possono essere disposte foto della documentazione dei loro figli al nido (non quella di 10 anni prima!), la cui copia sarà disponibile per i genitori che vogliano portarla a casa.

Il secondo punto è preparare il materiale di cui si deve trattare.
Preparate una cartellina da consegnare ai genitori per ogni bambino, in cui metterete le vostre osservazioni, della documentazione, ecc., che riguarda ciò di cui dovete parlare.
Nella cartellina potete mettere articoli che riguardano l’argomento della riunione, fotocopie, link utili ai genitori per approfondire in proprio (ad esempio: l’indirizzo del sito di Progetto Asilo Nido!).
Nota: è una buona idea inviare questo materiale ai genitori qualche giorno prima, assieme a una nota per ricordare il vostro appuntamento (le e-mail sono ottime per questo).

Usate grafici, foto, figure ove possibile per chiarire e mostrare quanto comunicate (la documentazione è ottima a questo proposito).

É preferibile mantenere il proprio ruolo e la propria professionalità. Date del “lei” ai genitori. Questo non significa assolutamente perdere qualcosa nel contatto umano o rinunciare all'empatia.
Trattare tutti i genitori con rispetto, indipendentemente da quelli che possono essere i vostri personali sentimenti o malgrado qualsiasi problema di comunicazione, fraintendimenti, ecc., ci sia stato in passato.
Le educatrici devono sempre rammentare che rappresentano il Servizio agli occhi dei genitori.

2. Svolgimento della riunione

Nello svolgimento della riunione stessa, per assicurarne il successo le educatrici dovrebbero:

Mantenere un clima di accoglienza e serenità: se ci sono dei problemi da trattare, proverete assieme a risolverli
Preparare una scheda per ogni bambino per aiutarvi a ricordare i punti chiave che devono essere affrontati durante la riunione e cui aggiungere quello che raccoglierete dai genitori
Pianificare in anticipo ciò che si desidera realizzare durante la riunione e fare in modo che i punti chiave siano presentati in modo chiaro (ad esempio: riunione per i genitori dei nuovi iscritti, ecc)
Iniziate la riunione con una o due descrizioni positive del bambino (ad esempio: "Lo sapevate che Anna (cinque mesi) ha scoperto i suoi piedi oggi?”; "Oggi Anna ha provato a mangiare da sola per la prima volta!”, ecc.)
Evitare discussioni su livelli di sviluppo che non sono ancora stati dimostrati dal loro bambino (ad esempio, "Anna non è ancora pronta per...”).
Concentrarsi su ciò che il bambino ha raggiunto nel proprio livello di sviluppo
Usare parole e formule positive quando si parla ai genitori del loro bambino (ad esempio: “Il vostro bambino sta procedendo molto bene da quando...” o “Il suo bambino parla molto e sta imparando a ... molto bene ”)
Essere specifici quando si parla di difficoltà del bambino. Dare esempi concreti e oggettivi (le osservazioni delle educatrici vanno benissimo). Parlare della cosa in cui il bambino sembra in difficoltà, non divagando o “indorando” la pillola: siate chiare, precise e tranquille. Aggiungete subito che le educatrici, assieme ai genitori (usando termini come lavorare in squadra, alleanza educativa, ecc.), possono affrontare il problema assieme. Ricordate anche che prima il problema o la difficoltà è affrontato, migliore sarà il risultato
Coinvolgere nella discussione entrambi i genitori, in particolar modo quello che “sembra defilarsi” e lasciare all’altro l’onere di parlare. Spesso è il padre quello che non partecipa. Provate a mettervi nei suoi panni: siamo sicure di interessarlo con la nostra trattazione basata su numero di pannolini cambiati, alimento introdotto, canzoni cantate, ecc.? Il ruolo del padre è fondamentale per i bambini, mentre il personale dell’asilo nido è praticamente tutto al femminile! A volte basta un riferimento a quello che può FARE col suo bambino, qualche gioco cui non aveva pensato (abbiamo osservato che la lettura è straordinaria da proporre a questo proposito).
Ascoltare attivamente tutto (verbale e non) sia comunicato dai genitori
Rispondere empaticamente. Questo aiuta molto a stabilire e mantenere dialoghi e relazioni positive. Inoltre permette ai genitori di aprirsi e esprimere le proprie ansie e difficoltà in maniera più serena
Incoraggiare i genitori a porre domande sui loro bambini; garantire loro tempo per parlare (ricordando che alcune persone hanno bisogno di più tempo di altre per iniziare a parlare): non chiudete lo “spazio discussione” con frasi del tipo “Se nessuno ha niente da aggiungere, procediamo con...”

3. Conclusione della riunione

A conclusione della riunione le educatrici dovrebbero:

Mantenere un tono speranzoso (sopratutto se sono emersi problemi o si sono trattate difficoltà)
Riassumere brevemente i punti trattati, le decisioni prese e gli eventuali punti su cui si dovrà lavorare, ricordando eventuali divisioni dei compiti (sopratutto le parti che riguardano le educatrici)
Ringraziare i genitori per essere venuti e invitarli a mettersi in contatto anche prima della prossima riunione (ricordate loro la data, se è già pianificata) se vogliono comunicare qualcosa che riguarda lo sviluppo del bambino o problemi che potrebbero avere

4. Follow-up della riunione

Entro una settimana dalla riunione, è utile che le educatrici mandino ai genitori una sintesi scritta su quanto trattato, le decisioni prese e gli eventuali punti su cui si dovrà lavorare, ricordando eventuali divisioni dei compiti (sopratutto le parti che riguardano le educatrici).
Ringraziateli ancora per la partecipazione e dimostrate il vostro apprezzamento per il supporto, la cooperazione e ogni approccio positivo che i genitori hanno apportato nella riunione (e fuori della riunione).

Bibliografia - Riunioni con i genitori - Consigli per le educatrici

Espinal, A. P., Figueroa M., (2010). Successful Infant/Toddler Parent/Teacher Conferences: Tips and Strategies. Focus on Infants & Toddler, vol. 23 n° 1 , ACEI
Olsen, G. W., & Fuller, M. L. (2003). Home-school relations:Working successfully with parents and families. Boston: Allyn and Bacon.
Shonkoff J. P., & Phillips D. A, (Eds), 2000. From Neurons to Neighborhoods: The Science of Early Childhood Development. Committee on Integrating the Science of Early Childhood Development, Board on Children, Youth, and Families

Conclusioni: Riunioni con i genitori - Consigli per le educatrici

In questo articolo abbiamo proposto alcune idee e consigli pratici, utili alle educatrici di asilo nido per preparare riunioni e colloqui con i genitori. Dopo alcune indicazioni di base utili per le riunioni delle educatrici con le famiglie (preparazione dell’ambiente e del materiale, trattare con professionalità, vicinanza empatica e massimo rispetto i genitori), abbiamo visto alcuni consigli su come sviluppare un’alleanza educativa autentica tra educatrici e genitori. Abbiamo dato alcuni suggerimenti specifici per i padri (anche non presenti alla riunione). Infine abbiamo proposto alcuni consigli sulla preparazione, svolgimento, conclusione e follow-up delle riunioni o dei colloqui delle educatrici di asilo nido con i genitori.

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